Возврат подотчетных средств

Возврат из подотчета

Возврат подотчетных средств

Для закрытия задолженности подотчетного лица перед организацией следует:

  1. Оформить документ « Платежное поручение входящее » с видом операции «Прочее поступление безналичных денежных средств», указать счет расчетов 3721.
  2. Документом «Корректировка записей регистров» (меню «Операции» — «Документы») внести необходимые корректировки в регистр накопления «Взаиморасчеты с подотчетными лицами».

Индивидуальное обучение 1СИндивидуальный курс «1С:Бухгалтерия 8.2»

Курс 1С Управление торговым предприятием для Украины

Другие материалы по теме:
3721, взаиморасчеты с подотчетными лицами, счет расчетов, закрытия, корректировка записей регистров, регистр накопления, прочее, платежное поручение входящее, корректировка, взаиморасчеты, поручение, с видом операции, платежное поручение, поступление, меню, документы, регистр, операции, счет, документ

Материалы из раздела: 1С:Предприятие 8.2 / Управление торговым предприятием для Украины / Вопросы по программе

Другие материалы по теме:

Учет безналичных денежных средств. Поступление денежных средств

Как в программе отразить возврат денежных средств от подотчетного лица, на расчетный счет предприятия?

Переоценка основных средств

Документооборот товарно-денежных хозяйственных операций

Принципы и механизмы реализации

Нас находят: возврат подотчета на расчетный счет, возврат подотчетных сумм на расчетный счет, как отразить возврат подотчетных, возврат подотчетных средств на расчетный счет, возврат неиспользованных подотчетных сумм на расчетный счет, 1с возврат подотчета на расчетный счет, https://yandex ru/clck/jsredir?from=yandex ru%3Bsearch%3Bweb%3B%3B&text=&etext=1824 ZJY25cEPgJjPCA1dbMPnEBFQkX-US-waLoSpTb-UeXiJAGo_EKswmg13UslA00Ds a01434fc58265ac1c7295397539d40f1658935e5&uuid=&state=_BLhILn4SxNIvvL0W45KSic66uCIg23qh8iRG9, возврат денег подотчетником на расчетный счет в 1с, Чем закрывается счет 3721, при возврате подотчетных средств на расчетный счет

Как происходит возврат подотчетной суммы в кассу

Возврат подотчетных сумм в кассу — процедура общеизвестная, но ее актуальность Сейчас снижается. Да и не на каждом предприятии существует касса и осуществляются кассовые расчеты.

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Возвратить неизрасходованные вполне деньги (выданные на хознужды, командировочные затраты, др.) сотруднику эргономичнее не в кассу, а на расчетный счет организации работодателя. Как это сделать, поведаем в статье.

Как верно вернуть подотчетные деньги на счет организации?

Сейчас фактически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу эргономичнее вернуть остаток неиспользованных финансовых средств на счет организации.

Как же это сделать на практике?

Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на либо с зарплатных карт сотрудников либо банковских карт привлеченных по гражданско-правовым контрактам лиц нужно закрепить в локальном акте предприятия — к примеру, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами либо вписать в Учетную политику.

Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет нужно, сделав запись “возврат неиспользованных подотчетных сумм” в поле “наименование платежа”.

Данная запись разрешит избежать неприятностей с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО.

В случае если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

Что делать с рабочей группой за перевод?

В случае если по транзакции на возврат снималась рабочая группа за перевод, возмещать ее либо нет и принимать в затраты либо нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных затрат и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.

В случае если локальными актами предприятия не предусмотрен метод возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, и возмещение комиссии банка по таковой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.

Так, в колдоговоре либо в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых затрат на командировки, порядок их возмещения, порядок и метод (наличный и/либо безналичный, в частности через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, список документов, принимаемых в подтверждение затрат (в частности в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).

Пример включения в локальный акт положения о методе возврата неиспользованных сумм на расчетный счет организации:

Локальный акт работодателя может содержать положение о возмещении работнику любых затрат, осуществленных с разрешения либо ведома работодателя. В этом случае решение о возмещении комиссии банка за возврат денег через онлайн-банк также может быть осуществлено.

Источник: https://bookerlife.ru/vozvrat-iz-podotcheta/

Перерасход по авансовому отчету

Возврат подотчетных средств

1.Канцелярия и прочие хозяйственные нужды компании (тряпки, швабры, вода, чай, лампочки, кружки и т.д.), конечно, если в аренде или в собственности организации есть помещение.Не являются нуждами компании: алкоголь, курительные смеси, сыр Дор Блю, пармская ветчина, яйца Фаберже, святой Грааль и пр.2.Рекламная продукция и раздаточный материал (визитки, листовки, таблички и пр.

), если их стоимость < 100 тыс. руб. Если больше, рекомендую заключить договор с контрагентом и оплатить безналом по выставленному счету.Сомнительными для целей налогообложения будут: билеты на концерт Мадонны, стационарное шоу в Токио цирка Дю Солей и пр.3. Мебель и офисная техника (столы, стулья, принтеры, сканеры, телефоны и т.п.), опять же у вас должен быть офис и сотрудники.

Расчеты с контрагентом по одному договору за наличные деньги ограничен действующим законодательством в размере 100 тыс. руб., т.е. при сумме > 100 тыс. руб. по одному договору – платим с расчетного счета.4.

Сотовая связь и мобильный интернет (телефон директора, менеджера, водителя, логиста и других сотрудников, деятельность которых носит разъездной характер или в связи с особенностями работы требует много времени проводить в телефонных разговорах, также командированные сотрудники, не имеющие доступа к стационарной связи и локальной сети интернет).

Не являются обоснованными расходы на сотовую связь родственников, знакомых, если они конечно не являются сотрудниками данного предприятия (аналогично уборщица, дворник и пр. персонал).5. Бензин и запасные части для автомобилей, конечно если в аренде или собственности компании есть транспортные средства.

Водители обязаны заполнять путевые листы расходования бензина или дизельного топлива по утвержденным в организации нормам.Личные поездки в пределах одного населенного пункта считаются необоснованными расходами, также как поездки в выходные и праздничные дни, если это не обусловлено спецификой деятельности организации.6.

Приобретение сырья, материалов или товаров для последующей продажи (разовые закупки, носящие не систематический характер).Однако, нужно обязательно помнить, что в РФ разрешены расчеты между юр. Лицами в наличной форме по одному договору не превышающие 100 тыс. руб. Иначе организации может грозить штраф от 40 до 50 тыс. руб.7.

Обучающие семинары для персонала компании, тематические консультации, открытые столы и т.п.Подходит для штатных сотрудников и оформляется при наличии подтверждающих оплату документов (договор, акт, кассовый чек, товарный чек, квитанция и пр.).8. Деловые встречи и поездки (авиа и жд билеты, гостиницы, культурные мероприятия, такси, деловые обеды и ужины). В т.ч. заграничные поездки, если это обусловлено спецификой деятельности (например, расширение партнерской сети).

Подходит организациям на ОСНО и нормируются в размере 4% от фонда оплаты труда.

Сроки возврата сумм по авансовому отчету

Не принимаются к расходам: алкоголь, курительные смеси и т.п.9. Строительные материалы и ремонт помещения.Данный пункт достаточно щепетильный и требует высокой квалификации бухгалтерского состава.

Для правильного документального оформления, а также во избежание финансовых, административных и прочих рисков лучше обратиться к специалисту.10.

Прочее (сувенирная продукция, спецодежда, подарки сотрудникам и клиентам к памятным датам, цветы, декоративные украшения, собаки на охраняемую территорию и пр.)

Все затраты организации должны быть обоснованы и документально подтверждены, это также касается расходов по корпоративной карте.

Подотчетные лица – это физические лица, которым выданы наличные деньги с обязанностью представления отчета об их использовании (отсюда и понятие — «под отчет»).

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

На предприятии должен быть утвержден приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:— перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;— требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов;— срок, на который выдаются подотчетные суммы;

— порядок предоставления и утверждения авансовых отчетов.

Анастасия Гончарова (аудитор), для Центра бизнес решений «Финансист»

Вернуться к анонсам новостей >>

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Источник: https://ecoafisha.ru/pererashod-po-avansovomu-otchetu/

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Возврат подотчетных средств

Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

  • принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
  • перечислить задолженность самостоятельно.

Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

Чтобы сотрудники самостоятельно возвращали деньги сразу на расчетный счет госучреждения, закрепите такую возможность в учетной политике или в отдельном локальном акте. Например, в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У.

Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель.

Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами.

Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

Пример возврата в кассу

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

ОперацияДебетКредитСумма, рублей
Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту 0 208 34 560 0 201 11 610 10 000,00
Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета 0 105 36 340 0 208 34 660 9500,00
Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер 0 201 34 510 0 208 34 660 500,00
Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными 0 210 03 560 0 201 34 610 500,00
Денежные средства внесены на расчетный счет 0 201 11 510 0 210 03 660 500,00

Возврат на расчетный счет

Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.

Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

  • за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
  • выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
  • выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
  • на госпошлины — 00000000000000000852.

Пример возврата на расчетный счет

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей.

По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С.

В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.

ОперацияДебетКредитСумма, рублей
Подотчетные суммы перечислены на банковскую карту секретаря 0 208 12 560 0 201 11 610 15 000,00
Утвержден авансовый отчет, приняты произведенные расходы 0 401 20 212 0 208 12 660 13 000,00
Неиспользованный остаток поступил на Р/С учреждения 0 201 11 510 0 208 12 660 2000,00

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/oformlyaem-vozvrat-podotchetnykh-summ

Как происходит возврат подотчетной суммы в кассу

Возврат подотчетных средств

Возврат подотчетной суммы в кассу это тот процесс, с которым рано или поздно приходится сталкиваться любой компании. Такое происходит в случаях, когда подотчетному лицу была выдана определённая денежная сумма, но он всю ее не потратил.

Данный работник в такой ситуации обязан вернуть оставшиеся средства в кассу предприятия, а после этого предоставить бухгалтерский отчет и всех произведенных расходах.

Но как возвращать подотчетные средства? И какие неожиданные ситуации могут возникнуть? Обо всем этом подробней мы поговорим в данной статье.

Общая информация

Компании предоставляют сотрудникам под отчет деньги на расходы в командировках и проводят это через кассу либо при помощи зарплатной карточки работника. Имеет ли право работник сам выбрать, как вернуть деньги:

  • В кассу;
  • На расчетный счет или;
  • При помощи удержания из его дохода.

О наличии дебиторской задолженности и в частности о полной сумме работника следует оповестить заранее и официально. Подотчётный сотрудник обладает правом:

  • Согласиться с представленным ему вердиктом;
  • Попытаться его оспорить.

Возврат оставшихся, неиспользованных денег должен быть произведён в течение ближайших трех суток с момента завершения срока возврата выданного под отчет аванса (данный момент рассмотрен в УБР № 3210-У, п. 6.3).

Но данное правило допустимо применять только в случае возврата наличности. При необходимости вернуть безналичные средства руководство организации должно установить с подотчетным работником отдельный график возврата. Каждый из процессов должен быть зафиксирован соответствующими нормативными документами организации.

Полученные от подотчётного сотрудника средства должны быть отражены в бухучете следующими проводками:

Важно: для того чтобы произвести безналичный расчет руководство должно самостоятельно установить порядок расчета с подотчётным работником.

Отличительные черты возврата

Существует несколько различных варианта средств:

  • Стандартный возврат наличными средствами;
  • Возврата на рублевый или валютный счета;
  • Возможен возврат на расчетный счет компании.

Для того чтобы последнее стало возможным требуется в нормативных документах сделать советующую запись о том что возврат средств на расчётный счет допустим. Кроме этого уполномоченный работник обязан обозначить в качестве назначения платежа при переводе возврат подотчётных средств. Это избавит от нежелательных затруднений с налоговой инспекцией.

Также возможны ситуации, когда подотчётное лицо попросту увольняется при этом, забыв (или намеренно) вернуть средства в кассу предприятия. Если расчет с данным работником пока не был произведен, можно удержать часть денег с его зарплаты. Но данная процедура должна быть оговорена:

  • Как с самим работником;
  • Так и с согласия руководства.

Только после этого возможен вычет. Согласие данного работника на сделку требуется зафиксировать в заявлении, составленном подотчётным работником. Данное заявление будет обладать законной силой с момента его составления.

Именно в этот срок руководитель и должен окончательно принять решение об удержании средств с сотрудника. Если решение в установленный срок не было принято тогда взыскать невозвращенные средства можно будет только через суд.

Процесс удержания денег должен быть отражен в бухгалтерском учете при помощи проводки Д 70 К 71. Но списанная сума никак не может превышать 20 процентов от оклада сотрудника. Наче это противоречит статье 137 Трудового Кодекса.

Если же подотчётное лицо уволилось и уже успело получить, расчет тогда потребовать возврат подотчетных сумм в кассу можно будет только через суд. Аналогично и в случае если данный сотрудник не согласен с размером удержания.

Сроки возврата

Как уже писалось выше работник должен отчитаться за получение под отчет средства не позже чем через три дня после того как завершится срок на который эти деньги выдавались.

Для этого он должен предоставить главбуху и просто бухгалтеру отчет (а если их как раз нет на месте тогда руководителю) авансовый отчет с подтверждающими траты документами.

С какой именно даты следует отчитывать данный срок зависит в первую очередь от того на какие именно цели были предоставлены подотчётные деньги.

  1. Если средства были предоставлены под отчет на хоз. нужды, тогда он обязан за них рассчитаться в течение трех суток с момента завершения срока, на который ему предоставлялись деньги.
  2. Если средства были предоставлены под отчет на командировочные траты, тогда он должен будет отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Процесс проверки авансового отчета, а также его утверждение начальством, а кроме этого полный расчет по нему, производится в срок, установленный самим руководителем. Это означает, что вернуть данную сумму работник должен в срок, который определит и установит сам руководитель.

Ответственность подотчётного лица

Согласно действующему трудовому кодексу (пункту 2 статьи 243) за подотчётные средства и, в особенности за нерастраченные остаточные деньги работник должен нести финансовую ответственность. Если будет обнаружена недостача или невозврат денег в кассу:

  • Бухгалтер предприятия должен признать факт недостачи;
  • Сотрудник перестает быть ответвлённым, подотчётным лицом.

После того как факт недостачи будет обнаружен в организации должна быть проведена инспекция и выяснены причины ее возникновения.

Сам работник должен предоставит объяснение относительно невозврату оставшихся средств, в письменном виде.

Если по каким-либо причинам подотчётное лицо отказывается объясняться относительно произошедшей недостачи, тогда согласно статье 247 трудового кодекса составляется специальный акт.

Руководство должно быть в курсе, что возврат нерастраченных подотчётных средств описывается соответствующими проводками. Это необходимо для того чтобы избежать неприятностей от налоговой инспекции.

Помимо этого стоит помнить, что заявление сотрудника может являться основанием для того чтобы удержать средства из заработной платы работника.

Если данного документа нет, тогда руководство организации не имеет право удерживать материальные средства из заработной платы. Иначе уже сама организация может понести за это наказание.

Комиссия в случае перевода

Если при перечислении денег была уплачена дополнительная комиссия за перевод, то следует выяснить должен ли подотчётный работник возмещать или нет. Данный момент в первую очередь должен зависеть от формулировки в локальном акте компании. Именно в нем и описан порядок командировочных расходов, а также в положении безналичных расчетов.

Если локальными положениями организации варианты возврата аванса нерастраченного аванса через электронный банк либо возмещения банковской комиссии по подобному переводу, тогда возвращать сотруднику средства, уплаченные в банк за данную операцию, предприятие не обязано.

В этом случае в колсоглашении либо в локальных положениях компании могут быть установлены:

  • Разновидности командировочных расходов;
  • Размеры данного возмещения расходов;
  • Порядок возмещения;
  • Способы возмещения неиспользованного аванса (например, безналичные, наличные, через электронный банк и прочие);
  • Список необходимых документов, требуемых для того чтобы подтвердить все расходы (это относится и к банковской комиссии или при возврате не потраченного аванса).

Ели возмещение уплаченной комиссии перечислено в нормативных документах компании, тогда организация может учитывать ее в пункте расходов налога на прибыль, как и прочие производственные расходы.

Локальные положения организации могут содержать положения о возмещении сотруднику различных расходов производимых с разрешения руководства или без него. Это относится и к возмещениям банковской комиссии при возврате средств в режиме онлайн.

Источник: http://buh-spravka.ru/buhgalterskij-uchet/kassovye-operacii/vozvrat-podotchetnoj-summy-v-kassu.html

Возврат подотчетной суммы в кассу: основания, оформление, учет – Бухгалтерия

Возврат подотчетных средств

Основные операции и документооборот при работе с подотчетными средствами в бюджетных и коммерческих организациях имеют много общего. Однако у государственных (муниципальных) учреждений на этом участке учета есть своя специфика. Сегодня о ней расскажет Юлия Вольхина, руководитель проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур.

Подотчетные суммы могут быть выданы любому работнику организации при условии, что у него нет задолженностей по предыдущим авансам. Основание для выдачи денег — письменное заявление работника, в котором указаны сроки, сумма и назначение. Заявление должно быть подписано руководителем.

В последние годы в государственных и муниципальных учреждениях набирают популярность безналичные расчеты с сотрудниками. Поэтому деньги под отчет могут быть не только выданы работнику наличными через кассу, но и перечислены на дебетовую кассу учреждения или на банковскую карту работника (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288).

Конкретный порядок расчетов с подотчетными лицами регулируется внутренним положением о выдаче наличных денежных средств и бланков строгой отчетности. Следует помнить, что выдать/перечислить работнику можно только ту сумму, которая указана в заявлении и утверждена руководителем учреждения.

Деньги выделяются на строго определенные и предусмотренные тем же заявлением цели.

Выдавая или переводя на карту подотчетные средства, бухгалтер должен отслеживать два важных момента:

  1. Поскольку работник приобретает товары (оплачивает услуги) в интересах учреждения, эти сделки следует считать сделками между юридическими лицами. Значит, необходимо соблюдать размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Сейчас верхняя граница установлена на уровне 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ № 3073-У).
  2. Если в интересах учреждения работник оплачивает товары/работы/услуги у одного контрагента, он должен соблюдать годовой лимит на общую сумму таких закупок (Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ). В данном случае способ оплаты роли не играет.

Выдача наличными или перевод на карту

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

ДебетКредитОписание
0 208XX 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц» 0 20134 610 «Выбытие средств из кассы учреждения» Выданы денежные средства в рублях под отчет работнику учреждения наличными или переведены на его личную банковскую карту
0 20111 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений)
0 20121 610 «Выбытие денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации)
1 30405 XXX «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений)

Перечисление подотчетных сумм на дебетовую карту учреждения учитывается несколько иначе. По сути своей это перевод учреждением средств между своими счетами, а значит, дебиторская задолженность подотчетного лица возникнет лишь тогда, когда он будет расплачиваться за товары, работы, услуги.

В бухучете эти изменения фиксируются только по факту списания денег со счета дебетовой карты. Учреждение может использовать собственную дебетовую карту, чтобы выдавать сотрудникам под отчет денежные средства.

В таком случае оно должно представить в орган Федерального казначейства по месту обслуживания (или иному финансовому органу соответствующего бюджета) два документа. Первый — заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243) (п. 11 Правил № 10н).

Сделать это нужно не позднее чем за день до получения денежных средств. Второй документ — расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251). Расшифровка за подписью руководителя и главного бухгалтера направляется в казначейство в день внесения средств (п.

 42 Правил № 10н). Эту же расшифровку учреждение представляет, чтобы вернуть средства на счета Федерального казначейства, если они потрачены лишь частично или не были использованы вовсе. В целом учреждение может как получать, так и вносить наличные на счет дебетовой карты через банкоматы или специальные пункты выдачи.

Для подобного рода расчетов учреждений с органом Федерального казначейства определен счет 21003 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» (п. 230 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета).

В таблице приведены бухгалтерские записи, которые отражают указанные операции и документы:

ДебетКредитОписание
0 210 03 560 0 201 11 610 Денежные средства списаны с лицевого счета учреждения на дебетовую карту учреждения
0 201 34 510 0 210 03 660 В кассу учреждения поступили денежные средства, обналиченные через банкомат или кассу банка с дебетовой банковской карты, открытой к счету 40116
0 208 26 830 0 201 34 610 Из кассы под отчет выдана сумма наличных денег на оплату прочих работ, услуг
0 201 23 660 0 201 34 610 Выбытие денежных средств из кассы учреждения при внесении наличных средств с использованием банковских карт через банкомат (пункт выдачи наличных денежных средств, электронный терминал или иное устройство)
0 210 03 560 0 201 23 660 Денежные средства зачислены на счет учреждения через банкомат посредством дебетовой банковской карты, открытой к счету
0 201 11 510 0 210 03 660 Невостребованная сумма возвращена со счета учреждения на счета органа Федерального казначейства

Отчет за подотчет

За выданные средства работник должен отчитаться в строго определенном порядке. Прежде всего обратите внимание на срок: отчет передается в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу или с окончания периода, на который деньги были выделены.

Сотрудник может представить отчет в одном из двух вариантов:

  • авансовый отчет по форме 0504049 с приложенными первичными документами (билеты, чеки и пр.);
  • ведомость или расходный кассовый ордер — в случае если подотчетные средства выделялись на выплаты физическим лицам (заработная плата, гонорар и пр.).

На лицевой стороне авансового отчета работник сам заполняет сведения о себе: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение.

На обратной стороне в графы с 1 по 6 отдельными записями на основании первичных документов вносит данные о потраченных средствах: сумму, статью расхода, дату и номер подтверждающего документа.

Первичные документы должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы в том же порядке, что и записи в отчете. Принимает отчет бухгалтер или руководитель.

Каждое учреждение устанавливает свои порядок и сроки рассмотрения отчета в рамках внутренней учетной политики, законодательство этот момент не регламентирует.

Получив от работника авансовый отчет, бухгалтер проверяет, правильно ли он заполнен, все ли документы приложены. Данные о расходах, которые учреждение принимает к учету, вносятся в графы 7–10.

Напротив каждой суммы — номер аналитического счета.

Расходы, принятые учреждением к учету, бухгалтер отражает так:

ДебетКредитОписание
0 10500 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Расходы, принятые учреждением к учету за счет средств, выданных под отчет
0 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»
0 30200 000 «Расчеты по принятым обязательствам» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»
0 40120 000 «Расходы текущего финансового года» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»
0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Может сложиться ситуация, когда работник потратил не все средства или, наоборот, вложил свои. В авансовом отчете эти суммы он вносит в графу Остаток/Перерасход. В учете это будет отражено как задолженность подотчетного лица или учреждения. Перерасход оформляется и возмещается сотруднику в том же порядке, что и аванс, а для возврата остатка бухгалтер формирует запись по одному из вариантов:

ДебетКредитОписание
0 20134 510 «Поступления средств в кассу учреждения» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства в кассу учреждения
0 20111 510 «Поступления денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений) 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения
0 20121 510 «Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации) 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения
1 30405 000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений) 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

Как учесть задолженность и взыскать ее с подотчетных лиц

Сложности с учетом подотчетных сумм у бухгалтера могут возникнуть, если работник вовремя не представил отчет за потраченные деньги или не вернул в кассу учреждения оставшиеся от оплаты товаров/услуг/работ средства.

Если работник вынужден делать возврат подотчетных сумм, учреждение может взыскать их на основании приказа руководителя (ст. 243 ТК РФ).

Время для принятия решения — один месяц после окончания срока, установленного для возвращения аванса и представления отчета.

Обратите внимание: работник должен обязательно ознакомиться с приказом и в письменном виде дать свое согласие на взыскание, в противном случае вопрос возврата подотчетных сумм решается в судебном порядке.

Следует соблюдать максимально допустимый размер удержания (ст. 138 ТК РФ) — не более 20% от заработной платы за вычетом НДФЛ.

В бухгалтерском учете записи о взыскании задолженности будут выглядеть так:

ДебетКредитОписание
0 30403 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда» 0 20800 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Отражено удержание из заработной платы

Если на каком-то этапе процедура нарушена, вопрос о возврате средств подотчетным лицом решается через суд. Суд может принять решение не в пользу учреждения, тогда взыскание будет признано необоснованным. В таком случае бухгалтер списывает сумму как нереальную к взысканию задолженности на основании справки (ф. 0504833).

Эти операции в бухучете будут выглядеть так:

ДебетКредитОписание
0 40120 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» или 0 20930 560 «Увеличение дебиторской задолженности по ущербу по компенсации затрат государства, государственных (муниципальных) учреждений» 0 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами» Списана задолженность подотчетного лица на основании судебного решения
ЗБ 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» Отражается на забалансе одновременной операцией

Датой списания будет дата судебного постановления. Если судебное разбирательство будет продолжено или должник погасит сумму, задолженность должна быть списана с забалансового счета.

Источник: https://buchgalterman.ru/drugoe/vozvrat-podotchetnoj-summy-v-kassu-osnovaniya-oformlenie-uchet.html

Возврат подотчетных сумм

Возврат подотчетных средств

В жизни каждой организации или предприятия без расчетов наличными денежными средствами просто невозможно обойтись. Поэтому в практической деятельности бухгалтер постоянно сталкивается с проблемами выдачи денег под отчет. Остановимся на общих и конкретных вопросах, связанных с данной операцией.

Правовые основания для выдачи денежных средств в подотчет

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Согласно п.

11 Порядка ведения кассовых операций предприятия и организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:

  • выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
  • лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Подотчетное лицо не вправе передавать полученные в подотчет денежные средства другому работнику;
  • выдача вновь наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Исходя из норм, изложенных в вышеприведенном документе, на каждом предприятии и организации должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:

  • перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;
  • срок, на который выдаются подотчетные суммы;
  • порядок представления и утверждения авансовых отчетов.

Внимание! В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация может выдать под отчет любую сумму.

Однако необходимо иметь в виду, что с учетом ограничения предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.

2007 N 1843-У) в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела.

Выдача кассиром денежных средств в подотчет осуществляется по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу (платежной ведомости) на основании предъявленных документов, удостоверяющих личность получателя.

Следует заметить, что, если выдача денежных средств из кассы не подтверждена распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе она не принимается.

Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира (п. 27 Порядка ведения кассовых операций).

Основание для списания с подотчетного лица выданных денежных сумм

Основанием для списания денежных средств с подотчетного лица является авансовый отчет с приложением к нему первичных оправдательных документов.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Как правило, документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. Если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. Бухгалтеру при проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:

  • даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день. Если подотчетное лицо согласно представленным документам приобрело материальные ценности в эти дни, оно в письменной форме указывает причину совершения расхода подотчетных сумм;
  • в товарном чеке должны быть заполнены все реквизиты в соответствии с имеющимися данными (прописью написана общая сумма приобретенных товаров, поставлены подпись кассира, печать организации);
  • товарный чек должен содержать конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, а не обобщающее их наименование (“хозяйственные товары”, “канцелярские товары”), количество и стоимость. Если подотчетное лицо представило товарный чек, в котором указано обобщающее наименование приобретенных товаров, на его обратной стороне должны быть перечислены конкретные хозяйственные или канцелярские товары, приобретенные этим лицом. Данная подотчетным лицом расшифровка приобретенных материальных ценностей подтверждается его подписью.

Все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы согласно произведенным записям (п. 166 Инструкции N 148н ). После того как авансовый отчет будет проверен, он утверждается руководителем учреждения или уполномоченным лицом и принимается к учету.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке.

Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Утверждена Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

Если денежных средств было потрачено меньше, чем получено, остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. Если денежных средств было потрачено больше, чем получено, перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Если остаток неизрасходованных денежных средств не вернули в кассу

Ситуация, когда работнику выдали в подотчет денежные средства, а он, израсходовав не всю сумму, не вернул излишек в кассу, встречается на практике довольно часто, именно поэтому читателям будет небезынтересно узнать мнение Роструда, изложенное в Письме от 11.03.2009 N 1144-ТЗ, где был рассмотрен аналогичный случай.

Как уже было отмечено выше, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Если данные требования законодательства не выполнены, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель имеет право удержать из заработной платы работника задолженность по авансовому отчету.

Срок возврата подотчетных сумм

Об этом говорит Роструд в Письме от 11.03.2009 N 1144-ТЗ.

Однако на практике не все так просто, как кажется на первый взгляд. Существует несколько моментов, на которые следует обратить внимание.

Во-первых, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника задолженность не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Во-вторых, общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы.

В-третьих, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Внимание! Доказать, что работник не против удержания суммы из заработной платы, возможно только при наличии его письменного заявления об этом (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Таким образом, если вышеуказанное заявление отсутствует, работодатель не имеет права взыскивать необходимую сумму долга по авансовому отчету, в противном случае удержание из заработной платы работника без его согласия может обернуться для организации разбирательством в суде.

Отражаем в бюджетном учете операции по выдаче и возврату подотчетных сумм

В соответствии с п. 166 Инструкции N 148н авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 “Расчеты с подотчетными лицами” и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в карточке учета средств и расчетов (п. 167 Инструкции N 148н).

Выдача подотчетных сумм отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000 “Расчеты с подотчетными лицами” и кредиту счета 201 04 610 “Выбытия из кассы”.

Принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000 “Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счетов 105 00 000 “Материальные запасы”, 106 00 000 “Вложения в нефинансовые активы”, 302 00 000 “Расчеты по принятым обязательствам”, 401 01 200 “Расходы учреждения”.

Возвращенные остатки подотчетных сумм отражаются по кредиту счета 208 00 000 “Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счета 201 04 510 “Поступления в кассу” (п. 168 Инструкции N 148н).

С.Р.Гулиева

Эксперт журнала

“Оплата труда в бюджетном учреждении:

бухгалтерский учет и налогообложение”

Срок возврата

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы.

Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен?

В день их получения.

Источник: https://printscanner.ru/vozvrat-podotchetnyh-summ/

Юрист онлайн
Добавить комментарий